 Varia | |||
| 25.3.2015 Outsourcing optimieren
Sowohl gewerbliche Firmen wie auch Grosskonzerne machen nicht alle Arbeiten selbst sondern lagern vieles aus. Extern beschaffen kann man fast alles: von der Buchhaltung über die Lohnherstellung einzelner Halbfabrikate bis zu reinen Beratungen, etwa bei der Kaderselektion oder der Investitionsberatung. Insourcing bzw Eigenfertigung und Outsourcing bzw externe Beschaffung unterscheiden sich formell durch die Art der Verträge: Im ersten Fall kommen eigene Mitarbeiter mit einem Arbeitsvertrag zum Einsatz, die somit einem Chef unterstellt und weisungsgebunden sind. Im zweiten Fall ist es ein Dienstleistungsvertrag auf Honorarbasis, abgerechnet nach Aufwand oder Resultat. Der Auftragnehmer besitzt eigene Ressourcen und Freiheit in der Wahl des Vorgehens. Alle Details von Spezifikationen über Termine bis zu Kündigungsfristen können im Vertrag frei geregelt werden. Formell ist eine Dienstleistung eine Lieferant-Kunde-Beziehung gemäss Vertragsrecht, nicht eine Vorgesetzten-Angestellten-Beziehung gemäss Arbeitsrecht. Warum Leistungen outsourcen? Outsourcing kann vorübergehend sein, etwa bei Beratung für Exportprojekte, oder dauerhaft wie zB die Zusammenarbeit mit einer Werbeagentur, einem Caterer im Personalrestaurant oder einem IT-Dienstleister. Gründe für Outsorcing gibt es viele wie etwa die Flexibilisierung der Ressourcen: man will einen vorübergehenden Spitzenbedarf decken aber in Flautenzeiten ungenutzte Ressourcen vermeiden, die Fixkosten verursachen. Man verspricht sich dank «Economy of Scale» Einsparungen, wenn man mit einem grossen Dienstleister zusammenarbeitet. Man kann mehrere Offerten einholen und Preise sowie Leistungen vergleichen. Für Kleinbetriebe lohnt es sich beispielsweise nicht, ein Labor einzurichten und Fachpersonal anzustellen, da man die meisten Analysen extern machen lassen kann und dabei auch von Beratung der Dienstleistungslabors profitiert. Kern- und Schlüsselkompetenzen auszulagern sollte jedoch gut evaluiert werden, nicht nur wegen unwägbaren Risiken sondern auch wegen allenfalls verpassten Chancen. Eigene Angestellte mit einem Arbeitsvertrag engagieren sich normalerweise stärker, ganzheitlicher und nachhaltiger als Mandatsnehmer, die auf Honorarbasis arbeiten. Aber dies hängt sehr von der einzelnen Person ab, so dass ein Sowohl-als-auch-Konzept besser optimiert sein kann als ein Entweder-oder. Outsourcing muss keine Einbahnstrasse sein sondern kann auch zurückgeschaltet werden zum Insourcing, wenn sich die Randbedingungen ändern. Einige Unternehmen prüfen Outsourcing periodisch oder schreiben es neu aus. Beim Outsourcing werden nicht nur fixe Kosten in variable umgewandelt, sondern auch Knowhow eingekauft. Folglich sind nicht allein Kosteneinsparungen das Hauptargument für Outsourcing. Meistens geben Qualifikationen der externen Partner sowie zeitliche Flexibilität den Ausschlag. Beratung ist Vertrauensache Outsourcing kann mit Beratungsbedarf verbunden sein, vor allem an Schnittstellen zu Fachgebieten, in denen die Firma wenig Erfahrung besitzt. Beispiele sind Head Hunting, überregionale Transportlogistik, Laboranalaysen und Export. Oder sie dienen eher der Flexibilisierung der Ressourcen, um Über- oder Unterkapazitäten zu vermeiden. Dazu gehören externe Verkaufsstellen und Leihpersonal für den Betrieb. Eine reine Beratung, sei es bei Finanz- oder Personalthemen, ist insofern ein Spezialfall, als der Dienstleister kein Material verarbeitet sondern Analysen erstellt und Empfehlungen abgibt. Deren Folgen werden oft erst viel später erkennbar, wenn überhaupt. Ein Tipp eines Steuerberaters kann zu Einsparungen aber auch zu Strafsteuern führen. Aber eine Strategieentscheidung oder die Einstellung einer Topkaderperson auf Rat eines Personalvermittlers wirkt sich meistens erst langfristig aus. Dabei ändern sich gleichzeitig oft auch die Randbedingungen, so dass man kaum objektiv feststellen kann, ob die Beratung bzw Entscheidung ihre Ziele erreicht bzw warum nicht. Man erinnert sich an die Erfahrung, die alle Projektleiter machen: Erfolg hat viele Väter, Misserfolg ist ein Waisenkind. Berater übernehmen zwar keine Verantwortung, aber sie dürfen auch nicht Entscheidungen fällen (sonst wären sie Projektleiter) und auch den Kunden nicht manipulieren. Sie müssen mindestens zwei Varianten aufzeigen je mit Angabe der Chancen und Risiken. Sie dürfen und sollen Empfehlungen abgeben aber die Entscheidung liegt beim Auftraggeber. Unabhängige Berater stellen dem Auftraggeber ihre Tätigkeit in Rechnung, andere verdienen auch an Provisionen, wenn sie ein bestimmtes Produkt empfehlen. Oder sie arbeiten nur auf Provisionsbasis und tendieren allenfalls dazu, der Provisionshöhe mehr Gewicht zu geben als dem Kundennutzen. Vom seriösen Profi bis zum Schlaumeier Jeder Betrieb hat ein anderes Stärke-Schwäche-Profil, aber einige Berater versuchen Standardlösungen zu verkaufen statt massgeschneiderte und machen nur eine Proforma-Analyse, um ihren Aufwand in Grenzen zu halten. Auch dies zielt meistens am Kundennutzen vorbei. Und böse Zungen sagen, schlechte Berater würden den Kunden ein Problem einreden, damit sie dann die passende Lösung dazu verkaufen können, währenddem sie die echten Probleme vernachlässigen. Natürlich gibt es Berater aller Gradierungen, auch Schlaumeier und Schaumschläger, die zuerst mit grossem «Aufwand» die einfachsten Probleme lösen, die der Kunde selbst hätte lösen können. Aber oft ist in einem Beratungsfall der Ratsuchende schon darin unsicher, wo die Ursachen für seine Probleme liegen, so dass er sich auch bei der Analyse beraten lässt – zu recht. Handkehrum darf man einen kleinen Aufwand nicht mit geringem Kundennutzen gleichsetzen: Erfahrene Berater haben gute Nasen. Zum Vergleich: Ein Garagist repariert ein Auto in 10 Minuten und verlangt hundert Franken. Der Kunde wundert sich, und der Garagist erklärt: die Arbeit kostet 50.-, der Rest ist für «gewusst wo». Andere böse Zungen sagen, wer Berater engagiere, tue dies auch in der Hoffnung auf Unterstützung bei der Durchsetzung seiner eigenen Ideen. Dies bringt einen seriösen Berater in ein Dilemma, da er ja den Auftrag nicht aufs Spiel setzt, wenn er Gründe hat, hierbei nicht zu kooperieren. Und zu guter Letzt noch ein weiterer Fall, wie Berater missbraucht werden können: indem man sie engagiert, um einen Sündenbock zu haben im Fall eines Misserfolgs. Wie findet man passende Berater? Es gibt im Internet oder in Fachzeitschriften viele Dienstleistungsanbieter mit unterschiedlichen Branchenerfahrungen. Für spezifische Fragen in bestimmten Branchen gibt es allerdings oft nur wenige. Beratungen können projektbezogen sein oder zeitlich befristet und nach Aufwand abgerechnet werden oder durch Provisionszahlungen. (GB)
Kriterien für Beratungen Bei der Suche nach dem richtigen Unternehmensberater ist eine sorgfältige Auswahl nötig, denn die Grundlage muss Vertrauen sein. Im Verlauf des Projekts sollten regelmässige Gespräche erfolgen und die Projektfortschritte schriftlich festgehalten werden. Einige Tipps für das Vorgehen: 1. Klare Ziele formulieren: Das Unternehmen sollte vor der ersten Kontaktaufnahme möglichst eigene Vorstellungen über die Aufgabenstellung und Zielsetzung der Beratung entwickeln. In welchem Fachbereich sollte der Unternehmensberater seinen Schwerpunkt haben? 2. Recherchieren: Bei der Suche nach einem kompetenten, seriösen Berater sollte sich der Klient von verschiedenen Beratungsunternehmen Informationsmaterial zusenden lassen und dann maximal drei in die engere Wahl nehmen, die hinsichtlich ihres Beratungs- und Branchenschwerpunkts und ihrer Grössenordnung geeignet erscheinen. 3. Honorarfreies Vorgespräch: ln einem persönlichen ersten Kontaktgespräch sollte der Unternehmensberater überzeugend seine Erfahrung und fachliche Kompetenz belegen. Im Vorgespräch werden auch Aufgabenstellung, Ziel der Beratung und der grobe Projektverlauf besprochen. Dieses erste Kontaktgespräch ist für den Klienten grundsätzlich honorarfrei. 4. Vergleich mehrerer Angebote: Zum Vergleich sollten die drei in die engere Wahl genommenen Unternehmensberater zu schriftlichen Angeboten aufgefordert werden. Diese sollten mindestens folgendes enthalten: - Aufgabenstellung, Vorgehensweise und Arbeitsschritte, - Beratungsmethode, - Honorarhöhe, Nebenkosten und Zahlungsbedingungen, - Beginn der Beratung, geplanter Zeitaufwand, - Regelung zur vorzeitigen Beendigung. 5. Die Chemie muss stimmen: Bei der endgültigen Auswahl zählt auch der persönliche Eindruck des Unternehmensberaters bzw. des Projektteams. Der beste Experte nützt nichts, wenn kein Vertrauensverhältnis aufgebaut werden kann. 6. Klare schriftliche Absprachen: Das Unternehmen sollte den Auftrag auf der Grundlage des Angebots schriftlich erteilen. Dabei sollte der Klient besonderen Wert darauf legen, dass die Formulierung von Aufgabenstellung und Vorgehensweise exakt seinen Vorstellungen entspricht. Änderungen der vertraglichen Regelungen, die sich vielleicht während der Projektlaufzeit ergeben, sind durch Besprechungsprotokolle gut zu dokumentieren und von beiden Vertragsparteien zu unterzeichnen. (Quelle: Bundesverband Deutscher Unternehmensberater BDU). | |||
